Je hebt een mail verstuurd en krijgt even later een bericht terug met als onderwerp "Mail delivery failed: returning message to sender". Daarin staat waarom je mail niet is aangekomen. De tekst is technisch en in het Engels, maar met dit artikel kun je hem lezen. We leggen uit wat de meldingen van onze eigen servers betekenen en wat je er zelf aan kunt doen.
Wie heeft je mail tegengehouden?
Kijk in het bericht naar de regel die met "host" begint. Staat daar mailrelay.gethost.nl, dan heeft onze eigen mailserver je mail tegengehouden voordat hij het internet op ging. Daarover gaat de rest van dit artikel.
Staat er een andere naam, bijvoorbeeld een server van Google of Microsoft, dan heeft de ontvanger je mail geweigerd. De reden staat dan in de tekst die de ontvanger heeft meegestuurd. Vaak gaat het om een verkeerd gespeld adres, een adres dat niet meer bestaat of een volle mailbox. Daar kunnen wij niets aan veranderen, maar we kijken graag met je mee als de melding onduidelijk is.
Waarom wij uitgaande mail controleren
Alle mail die vanaf onze hostingpakketten vertrekt, gaat via een gezamenlijke mailserver. Die controleert elke mail op spam voordat hij verder gaat. Dat is nodig omdat één account dat spam verstuurt, bijvoorbeeld door een gestolen wachtwoord of een misbruikt contactformulier, de reputatie van die server bij Gmail en Microsoft beschadigt. Daar heeft dan iedere klant last van.
Het filter werkt met punten. Elk kenmerk dat op spam lijkt telt mee, en boven een grens wordt de mail tegengehouden. Eén kenmerk is bijna nooit genoeg, het gaat om de optelsom. Daarom helpt het vaak al om één of twee dingen in je mail aan te passen.
Spam message rejected
Dit is de melding die je het vaakst zult tegenkomen. Hij ziet er ongeveer zo uit:
SMTP error from remote mail server after end of data:
554 5.7.1 Spam message rejected. Reasons: LINK_REPUTATION(voorbeeld.com) CONTENT. Info: https://help.gethost.nl/kennisbank/mail-komt-terug-met-een-foutmelding ref 5E9CF5E0284Je mail had te veel kenmerken van spam en is niet verstuurd. Achter "Reasons" staat welk soort kenmerken het zwaarst meewoog, soms met tussen haakjes het domein waar het om gaat. Achter "ref" staat een code waarmee wij jouw mail in onze systemen terugvinden. Noem die code als je contact met ons opneemt.
De redenen staan er alleen bij als je de mail zelf vanuit je mailbox hebt verstuurd, met je mailprogramma of via webmail. Is de mail doorgestuurd of door een script op je website verstuurd, dan zie je alleen de code. Zo geven we geen aanwijzingen aan wie misbruik probeert te maken van een account.
Wat de redenen betekenen
LINK_REPUTATION betekent dat er een link in je mail staat naar een domein met een slechte naam. Tussen haakjes staat welk domein. Vaak zit die link niet in je eigen tekst, maar in de mail waarop je antwoordt, in de handtekening van iemand anders of in een nieuwsbrief die je doorstuurt. Haal de link of het geciteerde stuk weg en verstuur je mail opnieuw.
LINK_MISMATCH betekent dat een link een ander adres laat zien dan waar hij echt naartoe gaat. Er staat bijvoorbeeld www.jouwbedrijf.nl, maar wie klikt komt op een heel ander domein uit. Zo werkt phishing, daarom weegt dit zwaar. In de praktijk zit het meestal in een handtekening, waar een logo of websiteadres via een andere dienst loopt. Zorg dat de zichtbare tekst en het echte adres hetzelfde zijn, of laat de link weg.
CONTENT betekent dat de inhoud sterk lijkt op spam die eerder is gezien. Dit zie je vaak als je een verdachte mail doorstuurt naar een collega om te vragen of hij te vertrouwen is. Stuur zo'n mail liever door als bijlage of maak er een schermafdruk van. Gaat het om je eigen tekst, schrijf hem dan wat rustiger, zonder hoofdletters, uitroeptekens en grote beloftes.
LAYOUT betekent dat de opmaak trekjes van spam heeft. Denk aan een mail die vooral uit één grote afbeelding bestaat, onzichtbare of heel kleine tekst, een onderwerp in hoofdletters of met een link erin, of een onderwerp dat met "Re:" begint terwijl het geen antwoord is. Dit ontstaat vaak als je een mail in een ander programma opmaakt en daarna in je mailprogramma plakt.
ATTACHMENT betekent dat er een bijlage bij zit die vaak voor virussen wordt gebruikt, zoals een programma, een script of een Office-bestand met macro's. Deel zo'n bestand liever via een downloadlink.
BULK betekent dat de mail naar veel ontvangers tegelijk gaat, of naar een lijst ontvangers die allemaal in de BCC staan. Dat is precies wat een spammer met een overgenomen account doet. Wil je een mailing versturen, lees dan eerst hoe je een nieuwsbrief verstuurt vanaf je hostingpakket.
SCRIPT betekent dat de mail door je website is verstuurd en kenmerken heeft van misbruik. Meestal gaat het om een contactformulier dat door spammers wordt gebruikt, of om een website die is gehackt. Werk WordPress en je plugins bij en zet een beveiliging tegen robots op je formulieren.
SENDER_IP betekent dat het internetadres waarvandaan je de mail verstuurde op een zwarte lijst staat. Dat kan gebeuren op een openbaar wifi-netwerk, als een apparaat op je eigen netwerk besmet is, of als iemand anders met jouw wachtwoord inlogt. Probeer het via een ander netwerk of via webmail, en laat je apparaten controleren op virussen.
Mail die je niet zelf hebt verstuurd
Krijg je deze meldingen terug voor mails die je niet herkent, en staat er mailrelay.gethost.nl in? Dan heeft iemand anders met jouw gegevens mail verstuurd. Wijzig dan meteen je wachtwoord, zoals uitgelegd in het wachtwoord van een e-mailadres wijzigen, en laat het ons weten. Gebruik je hetzelfde wachtwoord ook ergens anders, verander het daar dan ook.
Staat er een andere server in de melding, dan heeft iemand jouw adres waarschijnlijk alleen als afzender ingevuld, zonder bij je mailbox te kunnen. Dat is vervelend maar niet gevaarlijk. Met DKIM maak je misbruik van je adres lastiger.
Try again later
Een mail met een paar verdachte kenmerken houden we soms eerst even vast. De mailserver op je hostingpakket probeert het dan na een paar minuten automatisch opnieuw, en meestal gaat de mail daarna gewoon weg. Je merkt hier normaal gesproken niets van, behalve dat de mail wat later aankomt. Krijg je toch een melding terug, behandel hem dan als Spam message rejected.
Has sent too many emails
Elk hostingpakket heeft een vaste grens voor het aantal mails per dag. Dat is geen spamfilter, maar een limiet die voorkomt dat één account de server overspoelt. Zit je eraan, dan gaat mail die je daarna verstuurt niet meer weg. Die mail wordt ook niet later alsnog verstuurd of opnieuw geprobeerd.
Hoe je dat merkt, hangt af van hoe je verstuurt. Met je mailprogramma of webmail krijg je direct een foutmelding met "has sent too many emails" en gaat de mail niet weg. Mail die je website verstuurt, bijvoorbeeld via een contactformulier, wordt zonder melding tegengehouden. Je formulier lijkt dan gewoon te werken, maar de mail komt nergens aan.
Verstuur belangrijke mail de volgende dag opnieuw. Wil je structureel meer mail versturen, neem dan contact met ons op.
Message size exceeds fixed limit
Je mail is te groot. Via onze mailserver verstuur je mails tot ongeveer 20 MB. Bijlagen worden onderweg ongeveer een derde groter, dus dat komt neer op zo'n 14 MB aan bijlagen. Grotere bestanden deel je via een downloadlink.
Not allowed to send emails
Staat er "is not allowed to send emails", dan hebben wij het versturen voor je account geblokkeerd. Dat doen we als we spam vanaf je account hebben gezien. Neem contact met ons op, dan zoeken we samen uit wat er is gebeurd en zetten we het weer aan.
Kom je er niet uit?
Stuur de volledige melding naar ons via het contactformulier, inclusief de code achter "ref". Wij kunnen dan precies zien waarom je mail werd tegengehouden. Doe dat wel binnen een paar weken, daarna zijn die gegevens niet meer beschikbaar.